电话机旁边必须常备一本拍纸簿和一支铅笔，以免当对方要你留话时你却又说：“请稍等一下。我非要找支铅笔不可！”弄得对方不耐烦。
2.注重通话细节
打电话之前，首先必须确定要拨的号码没错，其次对于所有的公务电话、经常拨的号码也该列一张表。
当你接通了电话时，你必须马上先说明自己是谁，除非你通话的对方对你很熟识，否则你该同时报出你的公司名称，例如：“我是霍伯公司的罗勃·克拉默尔。请休斯先生听电话好吗？”
一位推销员若向一位主妇通报自己的姓名为山姆·赛尔斯，是很要不得的事。他正确的自我介绍应当是：“我是伯兰克公司的赛尔斯先生！”但他若是对一位男士讲话，便可以省掉“先生”这个字眼。
一位年轻的女职员在接电话时应说“我是惠尔轮胎公司的凯撒小姐”或“我是横贯铁道公司屈峦先生的秘书”。
所有的名称必须简洁，但也得尽可能地明白、清楚及富有人情味。最没礼貌的打电话习惯是一个老板先让秘书打电话给钟士先生，而他却不等着接电话。譬如，秘书拨通了电话，对方回答说“这儿是AB钟士公司”，秘书说“布朗先生请钟士先生听电话”。钟士先生马上说“喂，布朗！”但是他听不到布朗的声音，而只听到一位秘书在解释说“对不起！布朗先生正忙着接另一个电话。他一会儿就会跟您讲话”。钟士先生耐着性子听了，过了几秒钟，又过了几秒钟。布朗先生显然不知道，对一位忙人而言，接听没人讲话的电话，等几秒钟就像等几分钟一样久。