传达会议通知时，应保证信息真实、准确、及时。
作即席发言事先确定人选
作即席发言需要事先确定人选，有些人觉得没必要，这种想法是不对的。
举行国际性会议时，作即席发言事先不确定人选，容易出现意外情况。如果发言者言论不当，就会令外宾产生误解。举行一般的会议、内部讨论或者对外商谈，如果不事先确定即席发言的人选，会场上可能出现无人发言或争抢发言的场面，导致会议冷场或失控。此外，不事先确定即席发言人选，也容易使发言者感到突兀、紧张而“无话可说”。
温馨提示
需要作即席发言时，应在会前确定人选以便对方做准备。
临时性作即席发言时，应由小组迅速推举出发言者。
指定即席发言者时，应事先征求人选的意见，避免强制。
作即席发言时要言语得体
许多会议上都会有即席发言的环节，或请嘉宾或请普通与会者。如果发言者说话不当，就会给会议带来不和谐的音符。
作即席发言时长时间滔滔不绝，别人会觉得你抢镜头、出风头；作即席发言时对主持人或嘉宾出言不逊，会场会陷入尴尬；作即席发言时无根无据地信口开河，别人会鄙视你的人品。
